TIMOCOM-systemet: For at ikke transport skal bli et byggeprosjekt

Digitale transportoppdrag er raskere for firmaet WEMAS Absperrtechnik GmbH

WEMAS er ledende på markedet for integrert, sertifisert veisperringsteknikk, og bruker TIMOCOMs markedsplass. I løpet av åtte måneder har bedriften tildelt 2 221 oppdrag til 855 forskjellige oppdragstakere ved hjelp av programmet TC Transport Order®. Før det hadde WEMAS en fast spedisjonstilbyder, men de var misfornøyde med denne løsningen, og logistikkleder Stefan Watzlawek bestemte seg for å bruke TIMOCOM.

"Den digitale oppdragsavviklingen har to grunnleggende fordeler for oss", forteller Watzlawek. Digitaliseringen gjør bedriften konkurransedyktig og reduserer unødig papirarbeid. "Med programmene fra TIMOCOM har tildeling og bearbeiding av transportoppdrag blitt mye raskere." Slik beskriver Watzlawek en av fordelene. Men det avgjørende er arkiveringsfunksjonen for transportoppdrag.

"Vi ønsker oss dessuten en funksjon for å kunne tilordne fakturaer og leveringsbevis direkte til enkelte transportoppdrag", lyder hans oppfordring til IT-avdelingen hos TIMOCOM. "Ved den årlige revisorgjennomgangen ville da all informasjon være samlet på ett sted – det ville vært en stor merverdi for oss." Men allerede nå sørger arkiveringsmuligheten for at ringpermenes tid er forbi.

Oppdragsavviklingen som er integrert i systemet sørger for klart større effektivitet. Bruken av programmet minimerer tidsbruken til organisering og leting. Dessuten har det den fordelen at det ikke trengs noe undersystem for oppdragsavvikling – og de mer enn 127 000 TIMOCOM-brukerne glemmer ingen viktige opplysninger om transportoppdrag takket være obligatoriske felter.

Med en lokal coaching fikk Stefan Watzlawek og hans kolleger utfyllende rådgivning om funksjonene i TC Transport Order® og hvordan de brukes. Han kollega Döring kjente f.eks. ikke til firmaregisteret: "Her kan jeg for eksempel finne transportbedrifter med kjøretøyer som har medbrakt truck." Han var også begeistret for lagersøk-funksjonen, og fant ti egnede lagerarealer på første forsøk. Kursingen ga dessuten gode resultater for to andre temaer: Oppdragssporing for å redusere kommunikasjonsmengden med oppdragstakere ytterligere, og tildeling av regelmessige turer. Via anbudskonkurranser fant de fem transportbedrifter som vil få regelmessige oppdrag i fremtiden. Ved tildelingen brukes en e-postliste for å spørre transportbedriftene om prisene.

Döring har tre ønsker til coaching-teamet: For det første ber transportbedrifter ofte om å få oppgitt mva.-ID-nummeret til WEMAS' på e-post – med et tillegg i skjemaet ville det vært enkelt å legge det inn. "Ettersom vi allerede har hørt om dette fra kunder, planlegger vi allerede å legge inn mva.-ID-nummeret til oppdragsgiveren ved siden av firmanavnet i oppdragsprotokollen", var svaret fra TIMOCOMs coachingteam. For det andre er kjøreforbud noe WEMAS håndterer daglig. Her kunne teamet vise direkte til TIMOCOM TruckBan for internasjonale lastebilkjøreforbud. For det tredje håper Döring på muligheten til å legge inn en forsendelsesadresse i firmaregisteret for å kunne bruke dette i oppdragsskjemaet.

I tider med mye aktivitet kan Döring i fremtiden spare inn en halv time daglig når grensesnittet mellom Navision – programmet WEMAS bruker til registrering av bestillinger – og TC Transport Order® er ferdig opprettet. Da kan man gjøre et transportoppdrag om til et frakttilbud med ett eneste klikk.

Mer informasjon om WEMAS er å finne på www.wemas.de.