Spedition Günther Andres e.K.

Den gode følelsen av å ikke være alene

„Et inkassobyrå burde egentlig være overflødig, ettersom det ikke burde finnes dårlige betalere", sier Patrick Andres, siviløkonom og leder i spedisjonsfirmaet Günther Andres e.K. fra Hanau i Tyskland. „Men virkeligheten ser dessverre annerledes ut. I verste fall blir ikke regningene betalt. Og da vil et uavhengig inkassobyrå være et godt hjelpemiddel. De har det gunstigste utgangspunktet for å avgjøre inkassotilfeller til beste for den forulempede. Bedrifter bør i alle fall ta denne muligheten i betraktning før de bestemmer seg for å gå rettens vei, noe som kan bli svært komplisert, langvarig og dyrt", forteller den erfarne siviløkonomen.

Patrick Andres har opplevd litt av hvert når det gjelder trege betalere. Han er leder for en mellomstor spedisjonsbedrift og har god kjennskap til frakt av varer og organiseringen bak. Når man tenker over hvor mye gods som transporteres hver eneste dag, er det klart at avviklingen ikke alltid går helt uten problemer. Selv i seriøse bedrifter kan det skje at en faktura forsvinner og ikke betales i rett tid. Det kan skje hvis faktureringsprosedyrer ikke overholdes, fakturaer forsvinner i et hav av andre papirer eller hvis det oppstår misforståelser på tvers av avdelingene.

I tillegg finnes det sorte får som opptrer useriøst med viten og vilje, og som først betaler når det legges press på dem. Selv om det i det store og hele er relativt få slike tilfeller, kan det alltids oppstå et "worst case". Da vil et uavhengig inkassofirma være behjelpelig med å inndrive pengene som mangler. Andres har allerede brukt flere andre institusjoner, som Creditreform eller andre inkassobyråer og advokater. For tre år siden bestemte han seg for inkassotjenesten til TIMOCOM Soft- und Hardware GmbH. Han har vært kunde hos selskapet fra Düsseldort i ti år.

Korte veier, raske svar

Det Patrick Andres fremhever spesielt hos TIMOCOM, er de korte reaksjonstidene for å klarere inkassotilfeller. Slik begrunner han det: „For det første er det fordi TIMOCOM med sin frakt- og lasteromsbørs sitter midt i sentrum for det som skjer, og har tilgang til kunnskap om nasjonale og internasjonale markeder i spedisjonsbransjen. Dessuten kan TIMOCOM bruke sine oppdragsplattformer som et sterkt virkemiddel. Bedriften kan nemlig sperre tilgangen til børsen for trege betalere – et pressmiddel som fungerer svært godt internasjonalt. Mange sorte får vil allerede i forkant avskrekkes fra å bruke programmet, og vil slett ikke forsøke å bli medlemmer.“

Sterk informasjonsflyt

Dessuten liker Andres den gode informasjonsflyten hos TIMOCOM og den ukompliserte fremgangsmåten ved inkassoavvikling. Her er det klare regler: Når det har gått 30 dager etter betalingsfristens utløp, og debitor har fått en purring uten at det har hjulpet, overtar TIMOCOM inkassotilfellet med offentlig godkjenning. Medarbeidere i Düsseldorfbedriften vil gi forulempede kunder raskt beskjed på sitt eget språk om de kan regne med å få inn pengene. Dermed kan man spare seg avgjørelsen om unødige kostnader til advokat og rettsforfølgelse. For å kunne gå til aksjon, må den forulempede sende et inkassoformular og relevant transportdokumentasjon til TIMOCOM. Det omfatter fakturaen for den utførte transporttjenesten, en leveransebekreftelse og en kopi av den utsendte purringen. Patrick Andres er begeistret: „Det er nesten en fornøyelse å fylle ut et inkassoformular. Da vet man nemlig at noe skjer, og man blir ikke bare blir avspist med hule løfter. Andre institusjoner driver fortsatt bare og diskuterer med den trege betaleren. Dermed taper man tid, noe som kan være svært skadelig for driften.“

Skjemaet for innkassoppdrag ligger klar til nedlasting for kundene på www.timocom.com under kategorien Sikkerhet på området TC Cash Care. Eller bare skriv ordet "inkasso" i søkefeltet øverst til høyre. Under hele inkassoavviklingen er det tett kontakt mellom TIMOCOM og den forulempede part.

Sterkt pris/nytte-forhold

Konklusjonen Patrick Andres trekker er svært positiv: „For meg er TIMOCOMs inkassotjeneste nærmest perfekt. Kvoten for løste tilfeller er høy, kommunikasjonen med inkassoavdelingen er fremragende og pris/nytte-forholdet er bra, både på nasjonalt og internasjonalt nivå." TIMOCOM beregner et lavt administrasjonsgebyr for hvert oppdrag. Hvis oppdraget kan løses, noe som de seneste årene har lyktes i 85% av tilfellene, blir dette administrasjonsgebyret regnet opp mot honoraret. Honoraret for løste saker beregnes ut fra tyske forskrifter for advokathonorarer (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, RVG). Disse finner du på Internasjonal inkassotjeneste fra TIMOCOM.

Forebyggende tiltak mot upålitelige forretningspartnere

For Patrick Andres er det dessuten avgjørende at TIMOCOM støtter kundene allerede i forkant med det egne sikkerhetsnettet TC Secure. Det inneholder mange sikkerhetstips som man kan lese mer om på www.timocom.com i kategorien "Sikkerhet". Målet er å gå tidlig til verks mot dårlige betalere. Hvis det for eksempel er snakk om transportbedrifter, er det en hovedregel at man skal identifisere oppdragsgiveren. Man bør kontrollere om faksnummeret eller e-postadressen oppdraget sendes fra, stemmer overens med adressen som er angitt i oppdraget. Dessuten kan man innhente informasjon om betalingsevne og den økonomiske situasjonen i bedriften hos institusjoner som f.eks. Creditreform. På internettsider slik f.eks. www.handelsregister.de i Tysland og www.brreg.no i Norge har man muligheten til å kontrollere om det angitte registreringsnummeret stemmer med firmaet.

Dette er bare noen av mange forebyggende tiltakene man kan iverksette for å skaffe seg trygghet i forbindelse med forretningspartnere. En annen god form for sikring er å ringe direkte til TIMOCOM Assist for å kontrollere at kundedataene er korrekte. Hver dag fra mandag til fredag mellom kl. 08:00 og 17:00 står medarbeidere med ditt morsmål til disposisjon på telefonnummer +49 211 88 26 88 26 for å kunne sammenligne oppdragsdata fra den gjeldende TIMOCOM-kunden med TIMOCOMs aktuelle kundedatabase.

Selv om Patrick Andres vanligvis følger alle rådene i det daglige arbeidet, oppstår det i sjeldne tilfeller problemer med uærlige kunder. Om dette sier han: „Hundre prosent sikkerhet får man aldri, men takket være TIMOCOMs inkassobyrå har vi kommet heldig i land med nesten alle forretninger. Denne tjenesten anbefaler jeg gjerne videre til andre”.