De syv vanligste spørsmålene om inkasso innen logistikk.
Vi forklarer hvordan det fungerer og hvem som må betale utgiftene.
Oppdraget er utført og fakturaen sendt. Men ingen penger kommer inn på konto.
En mulighet til å takle utestående betalinger, er å engasjere et inkassobyrå. Her hersker det ofte usikkerhet.
I denne servicemeldingen svarer vi på syv vanlige spørsmål mange har før de sender inn et oppdrag.
Hvem betaler kostnadene? Hvem betaler inkassogebyret? Hvem betaler inkassobyrået? Hvordan bestiller jeg inkasso? Hvor høye inkassogebyrer? Hvordan fungerer inkasso? Hva må jeg betale for inkasso?
Innhold:
- Hvor mange purringer må jeg skrive før jeg kan sende et oppdrag til inkasso?
- Hvilke oppgaver overtar inkassobyrået?
- Hvordan engasjerer man et inkassobyrå?
- Hvordan fungerer inkassoprosessen?
- Hva får ikke et inkassobyrå lov å gjøre?
- Hvor høyt er inkassogebyret?
- Hvem betaler inkassogebyret?
Fordringer skal betales umiddelbart, dersom ikke annet er angitt i kontrakten. Det kan likevel skje at betalingen uteblir. Det kan ha forskjellige årsaker, men konsekvensene er ubehagelige for alle parter. 30 dager etter betalingsfristen regnes betalingen som forsinket. Som kreditor har du nå muligheten til å iverksette ytterligere skritt, for eksempel å engasjere et inkassobyrå til å inndrive pengene. Dette bør du vite:
1. Hvor mange purringer må jeg skrive før jeg kan sende et oppdrag til inkasso?
I henhold til det relevante EU-direktivet kreves det ingen purringer etter at betalingsfristen er utløpt. Oppdragsgiveren har da forårsaket en betalingsforsinkelse, og man kan engasjere en inkassotjeneste.
En purring er ikke nødvendig, men kan likevel være positivt for samarbeidsforholdet. Hvis debitoren ikke reagerer og betalingen ikke har kommet inn etter to betalingspåminnelser, bør man vurdere å få profesjonell hjelp til innkrevingen.
2. Hvilke oppgaver overtar inkassobyrået?
Inkassobyrået undersøker saksforholdet for begge parter, og kan opptre som nøytral formidler. De sjekker innlevert dokumentasjon, og kan informere om hvorvidt fordringen er gyldig.
En profesjonell innkrevingstjeneste kan hjelpe kundene sine med å få inn betalingen, og overtar korrespondansen med debitoren. Det skal føre til at saksforholdet avklares og/eller fordringene betales. Dessuten kan det etter kreditorens ønske forhandles frem alternative betalingsvilkår.
Inkassotjenesten kan også foreta aktiv inndriving. Det vil konkret si å oppfordre debitoren til å betale fordringene.
3. Hvordan engasjerer man et inkassobyrå?
Man kan ta hånd om fordringene sine selv. TIMOCOM har laget en artikkel om dette med tre tips til innkreving. Det innebærer bl.a. å ta kontakt med kunden og minne om betalingsforpliktelsen. Men det kan også være nyttig å henvende seg til noen som har erfaring – og som helst har spesialisert seg på bransjen. Spedisjons- og logistikkbedrifter bør være obs på dette når de velger en slik tjeneste. Oppdragstildelingen kan vanligvis foretas enkelt i form av et brev eller via et skjema på nettet. For at inkassobyrået skal kunne gjøre jobben sin, må det også sendes inn dokumentasjon på fordringen. Det kan f.eks. være fakturaer som ikke er betalt, fraktavtaler eller liknende. Når disse dokumentene foreligger, må kunden bekrefte oppdraget hos inkassotjenesten. Dermed kan inkassoteamet starte sin profesjonelle inndrivingsvirksomhet.
4. Hvordan fungerer inkassoprosessen?
Når oppdragsbekreftelsen og all viktig dokumentasjon foreligger hos inkassobyrået, kan de undersøke saken.
De sjekker først om dokumentasjonen er korrekt. Er betalingsfristen virkelig overskredet med 30 dager? Er det snakk om reklamasjoner for skader? Er en faktura ikke betalt? Ut fra dokumentene kontrollerer inkassotjenesten om fordringen er rettmessig.
Deretter tar byrået kontakt med debitoren. Denne har så mulighet til å ta stilling til saksforholdet. Debitoren kan bekrefte fordringen, eller bestride den og også levere inn dokumentasjon. Under korrespondansen kan det f.eks. også avtales betaling i rater eller delbetalinger.
5. Hva får ikke et inkassobyrå lov å gjøre?
En inkassotjeneste kan ikke ta rettslige avgjørelser, altså ikke dømme noen eller selv kreve en direkte betaling fra debitoren. De kan oppfordre debitoren til å utføre betalingen dersom fordringen er ubestridt. Hvis fordringen er berettiget, må debitoren betale det utestående beløpet til kreditoren.
Inkassobyrået har altså ingen andre rettigheter enn den opprinnelige kreditoren har. De utfører kun en tjeneste ved å overta korrespondansen med debitoren. De har riktignok juridisk kompetanse til å formidle saksforholdet, men de er ikke juridiske rådgivere. Hvis et tilfelle må tas inn for rettes, er ikke inkassoforetaket involvert.
6. Hvor høyt er inkassogebyret?
Hvis et logistikkforetak bestemmer seg for å engasjere en profesjonell innkrevingstjeneste, er honoraret for dette begrenset. Det bestemmes av en tabell over advokatgebyrer som angir en fast pris. For bearbeidingen av inkassosaken kan det beregnes mellom en halv og to og en halv ganger grunngebyret. Grunnlaget for beregningen er høyden på fordringen. Selv i svært viktige og innsatskrevende saker er de maksimale kostnadene begrenset til 2,5 ganger behandlingsgebyret. Oftest brukes en middelverdi på 1,3 ganger. Det lyder komplisert, men er lett å beregne på forhånd.
Et eksempel: Vi går ut fra at en utført transportoppgave ikke er betalt. Fakturabeløpet er 500 euro. Inkassogebyret for et slikt middels vanskelig tilfelle vil være 1,3 ganger advokatgebyret, altså 58,50 euro.
7. Hvem betaler inkassogebyret?
Det kan være mange forskjellige årsaker til at en faktura ikke betales. Men folk som ikke betaler, vet at de forårsaker problemer og ekstraarbeid. For eksempel kan fremstilling og utsending av purringer medføre administrativt arbeid og utgifter. Kreditoren kan forlange at debitoren skal betale kreditorens utgifter fullt ut.
Et EU-direktiv inneholder klare bestemmelser om rettigheter og plikter i forbindelse med ubetalte fakturaer. Juridisk informasjon om refusjon av utgifter finner du i denne TIMOCOM-servicemeldingen. Det er spesielt viktig å vite dette i en så internasjonal bransje som logistikken.
Sammendrag
Åpne fakturaer må selvsagt betales, det er avgjørende for å opprettholde et tillitsfullt forretningsforhold. I tilfeller der dette ikke fungerer, er det viktig å kjenne sine rettigheter og muligheter. Ved å engasjere et inkassobyrå kan man få fagkyndig hjelp til inndriving av penger.
I transport- og logistikkbransjen kan innkreving være en utfordring, ettersom bransjen er svært internasjonal og aktørene opererer med forskjellige språk. TIMOCOMs internasjonale inkassotjeneste har derfor spesialisert seg på å hjelpe sine kunder i hele Europa. De opptrer som nøytral formidler, behersker 27 ulike språk og hjelper med å håndtere utestående fordringer.
Dette kan også være interessant for deg:
Hva skal jeg gjøre hvis fakturaer ikke betales? Dine rettigheter og plikter ved betalingsforsinkelser kort forklart.