Forandrer korona betalingsavviklingen i logistikken?

Vil du ha støtte til innkreving?

Bestill inkasso nå

 

Alexander, kan du beskrive oppgaven din?
Jeg har ansvar for det juridiske hos TIMOCOM og for inkassotjenesten. I hovedsak handler det om å finne frem til en enighet mellom kundene, og ta seg av juridiske forhold i foretaket.

 

Apropos: Hva er spesielt med TIMOCOMs inkassotjeneste?
Den raske gjennomføringen av innkrevingen, samtidig som vi opptrer nøytralt overfor alle parter. Hvis det er uenighet mellom avtalepartnere, og særlig på tvers av landegrenser og språk, hjelper vi dem, slik at de kan møtes igjen på markedet på en profesjonell måte i fremtiden. For kundene våre er det en lettelse å ha en pålitelig partner som kan bidra til å overvinne slike hindringer.

 

Hva slags hindringer?
Av erfaring vet vi at problemene ikke nødvendigvis er av juridisk natur. Veldig ofte dreier deg seg om kommunikasjonsvansker. Det er helt grunnleggende menneskelige forhold – småting, misforståelser, barrierer. I slike tilfeller kan vårt internasjonale team hjelpe på over 27 språk. Vi er spesialisert på logistikk- og transportbransjen, og kan ta opp problemet direkte i samråd med kunden. Et inkassobyrå hentes gjerne inn når kreditoren ikke reagerer og kontakten er brutt. Som nøytral formidler kan vi gjenopprette kommunikasjonen mellom debitor og kreditor. Vi undersøker tilfellet ut fra dokumentene som foreligger, og kan dermed løse ubesvarte spørsmål på saksnivå. TIMOCOM har satt seg som mål å forenkle avviklingen av alle logistikkprosesser, og en problemfri betalingsflyt er en viktig bestanddel.

 

Hvordan har den økonomiske situasjonen endret seg for transportbedriftene i koronatiden?
Vi ser at forskjellige bransjer har utviklet seg svært ulikt i den situasjonen vi befinner oss i. Markedet har forandret seg. Noen varer har blitt mer etterspurte, andre mindre. Transportører og speditører som tidligere hadde en bredt sammensatt kundekrets, har mistet noen bransjer som oppdragsgivere. Transportbedrifter som f.eks. leverer matvarer, toalettpapir og nå også vaksiner, har opplevd økt etterspørsel. Men i perioder har logistikk- og transportforetak måttet minimere oppgavene, slik at f.eks. bilparken stod stille og medarbeidere måtte permitteres. Det er uvisst om statlige støtteordninger er nok til å dekke de ofte knappe inntjeningsmarginene, og hver eneste bedrift har sin egen, individuelle kostnadsstruktur.

 

Har betalingssikkerheten i logistikken forandret seg pga. situasjonen?
Markedet har blitt mer forsiktig. Det har blitt mindre tålmodighet med forfinansiering av tjenester i logistikkbransjen. Hvis en oppdragstaker har utført flere transportoppdrag for et foretak, har det i transportsektoren vært vanlig å betale fakturaer samlet. Hvis betalingen uteble, ble slike fordringer også sendt samlet til inkassotjenesten for behandling.

Siden korona har dette forandret seg. Oppdragstakere venter ikke så lenge etter at betalingsfristen har utløpt, og sender ofte inn ubetalte fakturaer enkeltvis. Men alt i alt har vi faktisk registrert at betalingssikkerheten har blitt større, noe som kommer lønnsomheten i bedriftene til gode.

 

Hva bør transport- og logistikkforetak foreta seg for å optimere transportprosessene ytterligere og sikre større lønnsomhet?
Man kan forebygge visse problemer. På mange områder innen logistikken skjer prosessene som ligger bak selve transporten fortsatt på en analog måte. Det øker risikoen for at det skal oppstå feil under avviklingen.

Varen skal fraktes fra A til B, det er en fysisk prosess som ikke kan erstattes. Men ofte skjer alle andre ting analogt også. Mottak av varen kvitteres på en leveringsseddel. Her begynner en prosess som går svært langsomt og er utsatt for feil, særlig hvis transporten settes ut til en underleverandør, og deretter til en underleverandør av denne, og så videre. Leveringen kvitteres i et fraktbrev og overleveres så videre – til alle mulige parter i transportkjeden. En slik klassisk CMR har mange gjennomslag, og det er det viktigste dokumentet som fungerer som bevis på en gjennomført transport, og dermed innfrielse av transportkontrakten. Alle som deltar i transporten har derfor stor interesse av å motta originalkvitteringen.

Men denne leveringskvitteringen sendes sjelden rett til oppdragsgiveren, ettersom den gjerne blir liggende i lastebilen og blir med på de etterfølgende turene, før sjåføren tar den med tilbake på kontoret. Dokumentasjonen som trengs for avregningen kommer derfor sent inn, og forsinker betalingen av oppdraget. Ved denne typen avvikling er det dessuten stor risiko for at fraktdokumenter ikke blir korrekt innlevert til transportbedriften. Hvis originaldokumentet blir borte i posten, blir det komplisert å dokumentere transporten. Kopier avvises ofte som dokumentasjon i etterkant. Slik oppstår det lange kommunikasjonskjeder som kan føre til problemer. En digital variant kan være til stor hjelp.

 

Hvordan kan digitaliseringen hjelpe logistikken i dag?
Omstilling til elektronisk dokumentadministrasjon kan være spesielt nyttig for logistikken i disse tider, ettersom transportører og speditører f.eks. ikke er gjennomgående tilgjengelige pga. hjemmekontor. Utveksling av papirdokumenter blir dessuten enda vanskeligere i en slik situasjon. Derimot kan digitalt administrerte dokumenter behandles raskt. Juridisk sett står ingenting i veien for elektronisk dokumentasjon. Det mange ikke vet, er at også et skannet eller kopiert dokument teller som rettslig bevis. For skattemessig dokumentasjon blir transportdokumentene uansett digitalisert i de fleste tilfeller.

 

Man bør altså integrere dette trinnet tidligere i prosessen?
Spørsmålet alle oppdragsgivere stiller, er om varen har kommet trygt fram. Svaret kan like godt komme i form av et skannet dokument. Mitt tips: I enhver prosess bør man undersøke om en elektronisk variant er mulig. Hvis ja, bør man avtale dette helt fra begynnelsen. Innen den avtalte betalingsfristen kan f.eks. den elektroniske varianten benyttes for å klarere eventuelle spørsmål, sørge for fullstendig kommunikasjon og utløse betalingsfrister. Ved behov kan originaldokumentet sendes per post i etterkant. Målet for alle parter bør være å gjøre betalingsprosessen så kort som mulig. Slik sparer man tid, penger og nerver.

Jeg tipper at korona vil føre til at elektronisk transportavvikling blir vanligere. For mange prosesser i logistikken bør digitaliseres mer. Det omfatter også betalingssystemene.

 

Har du en utestående fordring? Gi oppdraget til TIMOCOMs inkassotjeneste på nettet, og få full oversikt over kostnadene med gebyrkalkulatoren.

Bestill inkasso nå

 

Dette kan også være interessant for deg:

Inkasso-suksesshistorie: Mega Pol Trans satser på TimoComs internasjonale inkasso

Hvor viktig er det digitale nettverket i fremtidens logistikk?

Slik planlegger du transport av egne produkter individuelt og databasert